Belediyeler ve Köy Muhtarlarınca Menşe Şahadetnamesinin düzenlenmesi sırasında dikkat edilecek hususlar:
1. Menşe şahadetnamesinin basımı ve teslimi
Menşe şahadetnamesi, 16.12.1987 tarih ve 19666 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Köy ve Mahalle Muhtarlarının Ödeneklerinin Ödenme Usulü, Köy ve Mahalle Muhtarları ve İhtiyar Heyetleri Tarafından Verilecek Resmi Evrak ile Mahalle Muhtarlarının Harç Tahsilatının ve Paylarının Ödenme Biçimi Hakkında Yönetmelikte belirtilen örneğe göre, İl Özel İdareleri veya İl Müdürlüğü Döner Sermayeleri tarafından dip koçanlı, cilt ve seri numaralı, kendinden karbonlu olarak aslı beyaz ve tırtıllı, koçanı renkli ve tırtılsız olarak bastırılacaktır. Buralardan temin edilen menşe şahadetnameleri, İl/İlçe Müdürlüklerince Belediyelere ve Köy Muhtarlıklarına zimmetle teslim edilecek, menşe şahadetnamelerinin koçanları yine zimmetle teslim alınarak denetime hazır bekletilecektir. İl Müdürlüğü Döner Sermayeleri tarafından bastırılan menşe şahadetnamesi koçanının satış bedeli, Bakanlığımız İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından her yılın Ocak ayında belirlenmektedir.Kırtasiyelerde menşe şahadetnamesi adı altında satılan kağıtların belge değeri yoktur ve geçersizdir.
2. Menşe şahadetnameleri ilgili Köy Muhtarlığı veya Belediye Başkanlığınca tanzim edilip aslı ilgiliye verilecek, sureti ise menşe şahadetnamesi kayıt defterine işlendikten sonra düzenleyenlerce muhafaza edilecek, biten koçanlar İl/İlçe Müdürlüklerince kontrol edilip zimmetle teslim alınacak ve sonra yenileri yine zimmetle verilecektir. Alınan dip koçanlar ise İl/İlçe Müdürlüklerince muhafaza edilecektir.Mahalle muhtarlarının menşe şahadetname düzenleme yetkisi yoktur.
3. Menşe şahadetnamelerinde çizinti, silinti, kazıntı, karalama ve değişiklik olmayacak, ancak sehven yapılan yanlışlıklar her iki nüsha üzerinde de düzenleyen tarafından üzeri tek bir çizgi ile çizilip gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra mühürlenerek imzalanacaktır.
4. Aynı şahsa veya firmaya ait birden fazla araçla aynı gün aynı işletmeden çıkan, aynı yere gidecek hayvan ve hayvan maddeleri için bir menşe şahadetnamesinin alınması yeterli olacaktır. Nakil araçlarının plaka numaraları ile hayvan sahibi ile götürenin T.C. kimlik numaraları menşe şahadetnamesine yazılacaktır.
5. Aynı ilçe sınırları içerisinde farklı yerlere gidecek hayvanlar için ayrı ayrı menşe şahadetnamesi düzenlenecektir.
6. Küpelenmemiş ve kayıt altına alınmamış sığır cinsi hayvanlar için menşe şahadetnamesi düzenlenmeyecektir. Kayıt altına alınmış sığır cinsi hayvanların pasaportları kontrol edilerek kulak küpe numaraları menşe şahadetnamesine yazılacak, gerekirse ek bir liste halinde başka bir kâğıda yazılacak, imzalanıp mühürlenerek menşe şahadetnamesine eklenecektir.
7. Belediye Başkanlıkları ve Köy Muhtarlıkları kendi yerleşim yerlerindeki hayvan varlığına dâhil olmayan hayvanlar için menşe şahadetnamesi düzenlemeyecektir.